روابط عمومی

روابط عمومی
روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط دوسویه بین مخاطب و سازمان که این ارتباط با بازگشت و بازخورد مخاطب به منبع سازمان همراه می باشد.
روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط دو سویه بین مخاطب و سازمان  که این ارتباط با بازگشت و بازخورد از مخاطب به منبع یا سازمان همراه می باشد.
یکی‌ از عواملی‌ که‌ در سرنوشت‌ هر مؤسسه‌، گروه‌ و فرد اهمیت‌ و ارزش‌ اساسی‌ دارد و آنها را در نیل ‌به‌ هدف‌ ها یاری‌ می‌دهد؛ کیفیت‌ رابطه‌ آنها با افراد و مؤسساتی‌ است‌ که‌ با آنها سروکار دارند و همچنین ‌با افکار عمومی‌ جامعه‌ای‌ است‌ که‌ در آن‌ به‌ فعالیت‌ مشغولند. هر اندازه‌ این‌ ارتباط بطور مفیدی‌ مستقر و به‌ شکل‌ مؤثری‌ گسترش‌ یافته‌ باشد، به‌ همان‌ اندازه‌ آن‌ فرد، گروه‌ و مؤسسه‌ در دستیابی‌ به‌ اهداف‌ خود موفق‌تر می‌باشد. اکنون‌ به‌ عنوان‌ یک‌ اصل‌ اساسی‌ در مدیریت‌ پذیرفته‌ شده‌ که‌ افراد و مؤسسات‌ برای ‌رسیدن‌ هرچه‌ بهتر و راحت‌تر به‌ مقاصد خود نیازمند به‌ حسن‌ رابطه‌ و درک‌ متقابل‌ و توسعه‌ تفاهم‌ با یکدیگر و عموم‌ مردم‌ می‌باشند.
مدیران‌ مؤسسات‌ سازمان های دولتی و غیردولتی  به‌ دلایل‌ فوق‌، در تشکیلات‌ خود اقدام‌ به‌ تأسیس‌ دفتر، واحد یا بخشی‌ تحت‌ عنوان روابط عمومی‌ نموده‌اند تا از طریق‌ آن‌ ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل‌ و خارج‌ سازمان‌ برقرار نمایند و با آگاه‌ کردن‌، تشویق‌ و ترغیب‌ آنان‌، به‌ اهداف‌ مدیران‌، سریعتر، راحت‌تر و با هزینه‌ کمتر جامه‌عمل‌ بپوشانند. دست‌ اندرکاران‌ چنین‌ دفاتری‌ همه‌ روزه‌ در تلاشند تا با استفاده‌ از تکنیک‌ها وتخصص‌های‌ حرفه‌ روابط عمومی‌، به‌ گسترش‌ تفاهم‌ و ارتباط مؤثر بپردازند.
شرح وظایف اداره روابط عمومی 
 
 
   روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه، ‏سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و ‏استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد ‏نظر آن سازمان است. مهمترین‌ وظیفه‌ روابط عمومی‌، شناخت‌ افکار عمومی‌ و نفوذ در آن‌ برای‌ جلب‌ رضایت‌ افکارعمومی‌ نسبت‌ به‌ سازمان‌ است‌ که‌ هم‌ در درون‌ سازمان‌ و هم‌ در بیرون‌ از سازمان‌ دنبال‌ می‌شود. بی‌تردید، این‌ وظیفه‌ در قالب‌ مجموعه‌ای‌ از فعالیتهای‌ ارتباطی‌ صورت‌ می‌گیرد که‌ می‌توان‌ آنها را تحت‌ عناوین‌ ارتباطات‌، ارتباط با رسانه،  امور فرهنگی‌ و نمایشگاهها، انتشارات‌، سنجش‌ افکار و پژوهش، روابط عمومی الکترونیک‌ و برنامه‌ریزی‌دسته‌بندی‌ کرد. که‌ در زیر به‌ تشریح‌ این‌ وظایف‌ می‌پردازیم‌.
 ـ ارتباطات‌  و فناوری اطلاعات:

- سیاستگذاری‌، برنامه‌ریزی‌ و کاربرد شیوه‌ها و برنامه‌های‌ مناسب‌ برای‌ انعکاس‌ اهداف‌، سیاستها، فعالیت‌ها، برنامه‌ها و مواضع‌ سازمان‌ به‌ مخاطبان‌، رسانه‌ها و جامعه‌.
-          تلاش‌ برای‌ تقویت‌ هرچه‌ بیشتر روحیه‌ تفاهم‌ بین‌ کارکنان‌ و مدیران‌ و زمینه‌سازی ‌برای‌ برقراری‌ ارتباطات‌ بین‌ آنان‌.
-     عضویت‌ و شرکت‌ در جلسه‌های‌ مهم‌ سازمان‌ به‌ منظور آگاهی‌ از سیاستها، خط مشی‌ها، برنامه‌ها و روند فعالیتها و نیز آگاهی‌ از نتایج‌ سایر نشستها و گردهمایی‌ها و جلسه‌ها.
-     تدوین‌ "تقویم‌ جامع‌ ارتباطات‌ سازمانی‌" در قالب‌ ملاقاتها و بازدیدهای‌ مسئولان‌ سازمان‌ با شخصیتهای‌ حقیقی‌ و حقوقی‌، کارکنان‌ و اقشار مختلف‌ مردم‌ با هدف‌ تداوم‌ و گسترش‌ اصولی‌ وتلطیف‌ روابط و تنظیم‌ افکار عمومی‌.
-          تدارک‌ تمهیدات‌ و اقدامات‌ لازم‌ برای‌ راهنمایی‌ ارباب‌ رجوع‌ و تسهیل‌ دسترسی‌ به‌ مراکز و مسئولان‌سازمان‌.
-     برنامه‌ریزی‌ و اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌ درباره‌ عملکرد سازمان‌ به‌ انگیزه‌ تنویر افکار عمومی‌.
مشارکت‌ در برگزاری‌ سمینارها و گردهمایی‌ تخصصی‌ و عمومی‌ سازمان‌.
- حضورفعال و مستمر درکمیته های استان(کمیته دهه فجر و...)‏
- ارائه گزارش فعالیت خود در کمیته به مدیریت شهرستان و مدیریت روابط عمومی ‏
- حضور فعال نشست های روابط عمومی سازمان ‏ ‏
عضویت در کمیته و مجامع عمومی روابط عمومی
 ارتباط با رسانه ها :
رسانه ها نقش اطلاع رسانی در جامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد ‏روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد . هدف از ارتباط ‏با رسانه ها ارسال اخبار و گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید با رسانه ها ‏بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ‏ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی‎ ‎ها باشد.‏
عمده فعالیت :
-تهیه و انتشار اخبار و گزارش های تولیدی از فعالیت های سازمان
- برگزاری مصاحبه با رؤسای ادارات و کارشناسان
- جوابگویی به رسانه ها در مواردی که سوالی مطرح نموده اند ‏
- پاسخگویی به درخواست های رسانه ای
- برگزاری تورهای رسانه ای برای بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص
- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه ‏
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری در سطح سازمان
-
- تهیه گزارش عملکرد از فعالیتهای بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب ‏گزارش کار فصلی ‏(نظام نامه اطلاع یابی واطلاع رسانی توسط مدیریت روابط عمومی تهیه و ارائه شده است.)‏
• تدوین‌ برنامه‌ ادواری مصاحبه‌های‌ مسئولان‌ سازمان‌ با مطبوعات‌، متناسب‌ با اولویتهای‌ سازمانی‌ و نیازهای‌ افکار عمومی‌.
• تهیه و تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارش های مورد نیاز نشریات
شرکت در برنامه های رادیو و تلویزیون جهت آشنایی مردم با اهداف وظایف و رسالتهای سازمان
• ارائه تصاویر و فیلمهای تهیه شده به اصحاب خبر برای درج در اخبار مرتبط با سازمان
• برگزاری میز گردهای تلویزیونی و مطبوعاتی به صورت فصلی جهت انعکاس عملکرد سازمان به مردم
• برقراری ارتباط موثر  با مطبوعات‌، رادیو، تلویزیون‌ و خبرگزاری‌ها و بهره‌برداری‌ بهینه‌ از آنها برای‌اطلاع‌رسانی‌ به‌ مردم‌.
همکاری با فیلمسازان، برنامه سازان، کارگردانان و هنرمندان علاقمند به موضوعات سازمان
برگزاری نشست‌های مطبوعاتی با دعوت از خبرنگاران و اصحاب رسانه برای تشریح برنامه‌ها و سیاست‌های مرکز.
امور فرهنگی و تبلیغات
-مشارکت‌ در غم‌ و شادی‌ کارکنان‌ ارسال‌ پیامهای‌ تبریک‌ و تسلیت‌ در مواقع‌ مقتضی‌
-برگزاری‌ مراسم‌ ویژه‌ در مناسبت‌ های‌ خاص‌ ملی، مذهبی و سازمانی
- پوشش‌ تبلیغی‌ ساختمانها و فضاهای‌ عمومی‌ سازمان‌ در گرامیداشت‌ ایام‌ و مناسبتهای‌ ویژه‌.
- تدوین‌ و اجرای‌ طرح‌ جامع‌ تبلیغات‌ برای‌ فضاسازی‌ فرهنگی‌ - تبلیغی‌ در ساختمانها و محوطه‌ها.
مدیریت بر تابلوهای نصب اعلانات از طریق نصب‌ اطلاعیه‌ها، بیانات‌ و تصویر اخبار مهم‌ سازمان‌ یا عکس‌های‌ طرح‌ ها در تابلواعلانات‌
- نظارت بر تبلیغات محیطی سازمان
- تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری به مناسبت های مختلف ‏
- نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری
- نظارت بر نصب پوسترها و بروشورها وکاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات ‏
- نظارت برنصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...‏ 
 
-          مدیریت‌ نمایشگاهها (سالانه‌، دایمی‌ و ...) در خارج‌ و داخل‌ سازمان‌.
-          طراحی‌ و تولید هدایای‌ تبلیغاتی‌ برای‌ اهدا به‌ مخاطبان‌ سازمان.
-          تهیه‌، تدوین‌ و اجرای‌ تقویم‌ مراسم‌ داخل‌ سازمان‌.
-          راه‌اندازی‌ و اداره‌ موزه‌ و اتاق‌ انتظارات‌ سازمان‌.
- طراحی و چاب انواع تبلیغات محیطی اعم از: بنر, پلاکارد, پوستر,استند,بروشورو تراکت
- طراحی پانل های نمایشگاهی
- طراحی و چاب پاپ آپ و کانترهای نمایشگاهی
مدیریت برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه های تخصصی و عمومی سازمان
 ‏ - تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در استان
- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه ‏
- استفاده از امکانات روز در همایش ها، مراسم و نمایشگاهها
داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و ‏غم همکاران ‏
- انتشارپیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیر وکارکنان
- انعکاس این برنامه در سطح داخلی سازمان با توجه به فرهنگ هر منطقه
 
ب) ارتباطات مردمی
دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست‏‏. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با ‏توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ‏ویژه ای در نظر بگیرند .‏
 عمده فعالیت :
- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر، دیدار با کارکنان و اعلام به همه ‏رسانه ها، مردم و همکاران
- تهیه گزارش از روند اجرای این ملاقات ها بصورت سه ماهه ‏
- ارزیابی نشست ها و ملاقات ها مدیرکل سازمان با مخاطبین از طریق نظرسنجی ‏
- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیر  
د ) انتشارات
یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ‏ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن ‏داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای ‏تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید.
عمده فعالیت :
- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال ‏
- نظارت بر کلیه انتشارات سازمان در قالب ‏کتاب، بروشور، بنر،استند، سی دی، کاتالوگ، پوسترو... ‏
تدوین‌ کتب ‌، جزوه‌ها و تهیه‌ مواد انتشاراتی‌ به‌ منظور معرفی‌ سازمان‌.
- گردآوری‌ و نشر اطلاعات ، اخبار و گزارشهای‌ مربوط به‌ سیاستها ، فعالیتها ، طرحها و برنامه‌ها ، باشیوه‌ها و قالبهای‌ مؤثر و مناسب‌.
- تدوین‌ و انتشار خلاصه‌ عملکرد سالانه‌ سازمان‌ برای‌ ارائه‌ به‌ افکار عمومی‌.
- انتشار نشریه‌ داخلی‌ و برون‌ سازمانی‌ ‌.
 
سمعی و بصری:
تهیه اسناد تصویر از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و ‏داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری تر ، سمعی بصری چشم و ‏چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت ‏تصاویر فعالیت را ببیند قانع نخواهد شد .‏ ‏
عمده فعالیت :
- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری ‏
- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی ‏وحجمی)‏
- نصب و پخش تصاویر برای همکاران به مناسبت های مختلف و بهره برداری آنها ‏ )
تصویربرداری از کلیه مراسم ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- عکاسی از مراسم ها , جشن ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- تدوین و تهیه کلیپ , تیزر و...
-ارشیو عکس و تصاویر
-تهیه گزارش تصویری
-ارائه گزارشات مصور به مناسبت های مختلف
- ضبط برنامه های خبری و مصاحبه های رادیو و تلویزیونی
تهیه ارشیو فیلم و عکس
پژوهش و افکار سنجی
مناسب است درروابط عمومی هرکاری بر اساس پژوهش انجام شود و ‏داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است، علت این امر ‏هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می ‏شود. ضمناً افکارسنجی باید در زمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار ‏مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم ‏ می گویند .‏
 عمده فعالیت :
 - داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال برای فعالیتهای درون سازمانی یا برون سازمانی ‏
- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با ‏توجه به شرایط و فرهنگ هر منطقه
‏ - انجام حداقل دو پروژه نظرسنجی با هماهنگی مدیریت طی سال ‏
• سنجش‌ افکار عمومی‌ درون‌ سازمانی‌ به‌ منظور بازیابی‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه‌کارهای‌ مناسب‌ به‌ مدیریت‌.
• نقد و بررسی‌ بازتاب‌ فعالیتهای‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاهها از یکسو و مدیران‌ و کارکنان‌ از سوی‌ دیگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مدیریت‌.
• تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی‌ ادواری‌ (ماهانه‌/فصلی‌/سالانه‌) از افکار عمومی‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ برای‌ارائه‌ به‌ مدیریت‌.
- گردآوری‌، جمع‌بندی‌ و تحلیل‌ نظرها و دیدگاههای‌ مردم‌، نخبگان‌ و رسانه‌ها در زمینه‌ فعالیتهای‌سازمان‌ و ارائه‌ آن‌ به‌ مدیریت‌.
- تهیه‌ گزارشهای‌ تحلیلی ‌ ادواری‌ (ماهانه‌/ فصلی‌/ سالانه‌) از افکار عمومی‌ داخل‌ و خارج‌ از سازمان‌ برای ‌ارائه‌ به‌ مدیریت‌.
- نقد و بررسی‌ بازتاب‌ فعالیتهای‌ سازمان‌ در نظر اقشار مردم‌ بویژه‌ نخبگان‌، رسانه‌ها و دستگاه ها از یکسو و مدیران‌ و کارکنان‌ ازسوی‌ دیگر و ارائه‌ گزارش‌ آن‌ به‌ مدیریت‌.
- سنجش‌ افکار عمومی‌ درون‌ سازمانی‌ به‌ منظور بازیابی‌ مسائل‌ و ارائه‌ راه ‌کارهای‌ مناسب‌ به‌ مدیریت‌.
- طراحی‌ و اجرای‌ نظام‌ گردآوری‌ پیشنهادهای‌ کارکنان‌ به‌ منظور ترغیب‌ کارکنان‌ به‌ مشارکت‌ هرچه ‌مؤثرتر در بهبود جریان ‌ امور سازمان‌.

پژوهش‌ و برنامه‌ریزی‌
- تهیه‌ گزارشهای‌ عملکرد دوره‌ای‌ از فعالیتهای‌ روابط عمومی‌.
- نوآوری ‌، خلاقیت‌ و طراحی‌ فعالیتهای‌ جدید در قلمرو وظایف‌ روابط عمومی‌.
- نظارت‌ و ارزیابی‌ فعالیتها و اعمال‌ نتایج‌ حاصل‌ در برنامه‌ها و فعالیتهای‌ آتی‌.
- طراحی‌ و برنامه‌ریزی‌ برای‌ ارتقاء کلیه‌ اموری‌ که‌ به‌ رشد کمی‌ و کیفی‌ ارتباط و همدلی‌ بین‌ سازمان، مردم، دستگاهها، مدیران‌ و کارکنان‌ با یکدیگر بیانجامد.
ارتباطات الکترونیکی
 1- ارتباطات الکترونیکی (‏ICT‏ )‏:
سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی ‏در شکل گیری هر جامعه شده است .روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ‏ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این ‏شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و ‏گزارش، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس ‏رشد سازمانی است را فراهم می نماید .‏
 عمده فعالیت :
-        داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوریهای ‏IT
-        ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان ‏
-        ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی در هربخش
-        به روزکردن اخبار بخش در سایت سازمان ‏ ‏
 
2-پیام کوتاه
‏ ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ‏ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی ها با استفاده از ‏این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه فرهنگی ترویجی می توانند ‏سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.‏
 عمده فعالیت :
- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده ‏
- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه های هر بخش بر اساس فرهنگ و ‏شرایط اقلیمی هر بخش به تفکیک پیام هر بخش ‏