روابط عمومی - تعداد بازدید: 1549
روابط عمومی
روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط دوسویه بین مخاطب و سازمان که این ارتباط با بازگشت و بازخورد مخاطب به منبع سازمان همراه می باشد.
روابط عمومی یعنی مدیریت ارتباط دو سویه بین مخاطب و سازمان که این ارتباط با بازگشت و بازخورد از مخاطب به منبع یا سازمان همراه می باشد.
یکی از عواملی که در سرنوشت هر مؤسسه، گروه و فرد اهمیت و ارزش اساسی دارد و آنها را در نیل به هدف ها یاری میدهد؛ کیفیت رابطه آنها با افراد و مؤسساتی است که با آنها سروکار دارند و همچنین با افکار عمومی جامعهای است که در آن به فعالیت مشغولند. هر اندازه این ارتباط بطور مفیدی مستقر و به شکل مؤثری گسترش یافته باشد، به همان اندازه آن فرد، گروه و مؤسسه در دستیابی به اهداف خود موفقتر میباشد. اکنون به عنوان یک اصل اساسی در مدیریت پذیرفته شده که افراد و مؤسسات برای رسیدن هرچه بهتر و راحتتر به مقاصد خود نیازمند به حسن رابطه و درک متقابل و توسعه تفاهم با یکدیگر و عموم مردم میباشند.
مدیران مؤسسات سازمان های دولتی و غیردولتی به دلایل فوق، در تشکیلات خود اقدام به تأسیس دفتر، واحد یا بخشی تحت عنوان روابط عمومی نمودهاند تا از طریق آن ارتباط مفید و مؤثر را با افراد داخل و خارج سازمان برقرار نمایند و با آگاه کردن، تشویق و ترغیب آنان، به اهداف مدیران، سریعتر، راحتتر و با هزینه کمتر جامهعمل بپوشانند. دست اندرکاران چنین دفاتری همه روزه در تلاشند تا با استفاده از تکنیکها وتخصصهای حرفه روابط عمومی، به گسترش تفاهم و ارتباط مؤثر بپردازند.
شرح وظایف اداره روابط عمومی
روابط عمومی مجموعه ای از اقدامات و تلاش های آگاهانه، سنجیده و برنامه ریزی شده به منظور جلب مشارکت عمومی و استقراء و کسب تفاهم متقابل بین یک سازمان و گروه های مورد نظر آن سازمان است. مهمترین وظیفه روابط عمومی، شناخت افکار عمومی و نفوذ در آن برای جلب رضایت افکارعمومی نسبت به سازمان است که هم در درون سازمان و هم در بیرون از سازمان دنبال میشود. بیتردید، این وظیفه در قالب مجموعهای از فعالیتهای ارتباطی صورت میگیرد که میتوان آنها را تحت عناوین ارتباطات، ارتباط با رسانه، امور فرهنگی و نمایشگاهها، انتشارات، سنجش افکار و پژوهش، روابط عمومی الکترونیک و برنامهریزیدستهبندی کرد. که در زیر به تشریح این وظایف میپردازیم.
ـ ارتباطات و فناوری اطلاعات:
- سیاستگذاری، برنامهریزی و کاربرد شیوهها و برنامههای مناسب برای انعکاس اهداف، سیاستها، فعالیتها، برنامهها و مواضع سازمان به مخاطبان، رسانهها و جامعه.
- تلاش برای تقویت هرچه بیشتر روحیه تفاهم بین کارکنان و مدیران و زمینهسازی برای برقراری ارتباطات بین آنان.
- عضویت و شرکت در جلسههای مهم سازمان به منظور آگاهی از سیاستها، خط مشیها، برنامهها و روند فعالیتها و نیز آگاهی از نتایج سایر نشستها و گردهماییها و جلسهها.
- تدوین "تقویم جامع ارتباطات سازمانی" در قالب ملاقاتها و بازدیدهای مسئولان سازمان با شخصیتهای حقیقی و حقوقی، کارکنان و اقشار مختلف مردم با هدف تداوم و گسترش اصولی وتلطیف روابط و تنظیم افکار عمومی.
- تدارک تمهیدات و اقدامات لازم برای راهنمایی ارباب رجوع و تسهیل دسترسی به مراکز و مسئولانسازمان.
- برنامهریزی و اطلاعرسانی به مردم درباره عملکرد سازمان به انگیزه تنویر افکار عمومی.
مشارکت در برگزاری سمینارها و گردهمایی تخصصی و عمومی سازمان.
- حضورفعال و مستمر درکمیته های استان(کمیته دهه فجر و...)
- ارائه گزارش فعالیت خود در کمیته به مدیریت شهرستان و مدیریت روابط عمومی
- حضور فعال نشست های روابط عمومی سازمان
عضویت در کمیته و مجامع عمومی روابط عمومی
ارتباط با رسانه ها :
رسانه ها نقش اطلاع رسانی در جامعه را بعهده دارند و این مهم بر عملکرد روابط عمومی و نقش آن در ارتباط با رسانه ها تاکید دارد . هدف از ارتباط با رسانه ها ارسال اخبار و گزارش عملکرد تنها نیست بلکه باید با رسانه ها بگونه ای ارتباط برقرار نمود که این ارتباط دو سویه و بصورت فعال باشد . ارتباط با رسانه می تواند نقطه قوت روابط عمومی ها باشد.
عمده فعالیت :
-تهیه و انتشار اخبار و گزارش های تولیدی از فعالیت های سازمان
- برگزاری مصاحبه با رؤسای ادارات و کارشناسان
- جوابگویی به رسانه ها در مواردی که سوالی مطرح نموده اند
- پاسخگویی به درخواست های رسانه ای
- برگزاری تورهای رسانه ای برای بازدید اصحاب رسانه از فعالیت ها و پروژه های شاخص
- برگزاری جلسات و نشست های کاری با اصحاب رسانه
- تهیه بریده جراید و بولتن خبری در سطح سازمان
-
- تهیه گزارش عملکرد از فعالیتهای بخش ارتباط با رسانه بصورت سه ماهه در قالب گزارش کار فصلی (نظام نامه اطلاع یابی واطلاع رسانی توسط مدیریت روابط عمومی تهیه و ارائه شده است.)
• تدوین برنامه ادواری مصاحبههای مسئولان سازمان با مطبوعات، متناسب با اولویتهای سازمانی و نیازهای افکار عمومی.
• تهیه و تنظیم مقاله ها، اخبار و گزارش های مورد نیاز نشریات
شرکت در برنامه های رادیو و تلویزیون جهت آشنایی مردم با اهداف وظایف و رسالتهای سازمان
• ارائه تصاویر و فیلمهای تهیه شده به اصحاب خبر برای درج در اخبار مرتبط با سازمان
• برگزاری میز گردهای تلویزیونی و مطبوعاتی به صورت فصلی جهت انعکاس عملکرد سازمان به مردم
• برقراری ارتباط موثر با مطبوعات، رادیو، تلویزیون و خبرگزاریها و بهرهبرداری بهینه از آنها برایاطلاعرسانی به مردم.
همکاری با فیلمسازان، برنامه سازان، کارگردانان و هنرمندان علاقمند به موضوعات سازمان
برگزاری نشستهای مطبوعاتی با دعوت از خبرنگاران و اصحاب رسانه برای تشریح برنامهها و سیاستهای مرکز.
امور فرهنگی و تبلیغات
-مشارکت در غم و شادی کارکنان ارسال پیامهای تبریک و تسلیت در مواقع مقتضی
-برگزاری مراسم ویژه در مناسبت های خاص ملی، مذهبی و سازمانی
- پوشش تبلیغی ساختمانها و فضاهای عمومی سازمان در گرامیداشت ایام و مناسبتهای ویژه.
- تدوین و اجرای طرح جامع تبلیغات برای فضاسازی فرهنگی - تبلیغی در ساختمانها و محوطهها.
مدیریت بر تابلوهای نصب اعلانات از طریق نصب اطلاعیهها، بیانات و تصویر اخبار مهم سازمان یا عکسهای طرح ها در تابلواعلانات
- نظارت بر تبلیغات محیطی سازمان
- تهیه تقویم آذین بندی ساختمان اداری به مناسبت های مختلف
- نظارت بر تزئین فضای داخلی و بیرونی ساختمان های اداری
- نظارت بر نصب پوسترها و بروشورها وکاتالوگ های تبلیغاتی درتابلوی اعلانات
- نظارت برنصب پلاکارد در محل های اجتماع مردم مثل نمازجمعه و ...
- مدیریت نمایشگاهها (سالانه، دایمی و ...) در خارج و داخل سازمان.
- طراحی و تولید هدایای تبلیغاتی برای اهدا به مخاطبان سازمان.
- تهیه، تدوین و اجرای تقویم مراسم داخل سازمان.
- راهاندازی و اداره موزه و اتاق انتظارات سازمان.
- طراحی و چاب انواع تبلیغات محیطی اعم از: بنر, پلاکارد, پوستر,استند,بروشورو تراکت
- طراحی پانل های نمایشگاهی
- طراحی و چاب پاپ آپ و کانترهای نمایشگاهی
مدیریت برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه های تخصصی و عمومی سازمان
- تهیه تقویم برگزاری همایش / مراسم / نمایشگاه در استان
- برنامه ریزی عملیاتی برگزاری نمایشگاه
- استفاده از امکانات روز در همایش ها، مراسم و نمایشگاهها
داشتن برنامه برای نحوه حضور همکاران و روابط عمومی در مراسم های شادی و غم همکاران
- انتشارپیام تبریک یا تسلیت از طرف مدیر وکارکنان
- انعکاس این برنامه در سطح داخلی سازمان با توجه به فرهنگ هر منطقه
ب) ارتباطات مردمی
دیدار چهره به چهره همیشه از اساسی ترین ابزار ارتباطات بوده و هست. با این نوع ارتباطات بسیاری از مشکلات بصورت آنی مرتفع می شود لذا با توجه به اهمیت موضوع مسئولین روابط عمومی باید برای این مقوله جایگاه ویژه ای در نظر بگیرند .
عمده فعالیت :
- تهیه و تنظیم تقویم ملاقات مردمی مدیر، دیدار با کارکنان و اعلام به همه رسانه ها، مردم و همکاران
- تهیه گزارش از روند اجرای این ملاقات ها بصورت سه ماهه
- ارزیابی نشست ها و ملاقات ها مدیرکل سازمان با مخاطبین از طریق نظرسنجی
- برنامه ریزی برای نشست های صمیمی همکاران با مدیر
د ) انتشارات
یکی دیگر از ابزارهای روابط عمومی برای نشر و اطلاع رسانی برنامه ها فعالیت های انتشارات می باشد. براین اساس روابط عمومی ضمن داشتن هدف از انتشارات، لازم است تقویم زمان بندی شده ای برای تمامی برنامه ها تهیه و بر اساس آن فعالیت نماید.
عمده فعالیت :
- داشتن تقویم فعالیت انتشاراتی درسال
- نظارت بر کلیه انتشارات سازمان در قالب کتاب، بروشور، بنر،استند، سی دی، کاتالوگ، پوسترو...
تدوین کتب ، جزوهها و تهیه مواد انتشاراتی به منظور معرفی سازمان.
- گردآوری و نشر اطلاعات ، اخبار و گزارشهای مربوط به سیاستها ، فعالیتها ، طرحها و برنامهها ، باشیوهها و قالبهای مؤثر و مناسب.
- تدوین و انتشار خلاصه عملکرد سالانه سازمان برای ارائه به افکار عمومی.
- انتشار نشریه داخلی و برون سازمانی .
سمعی و بصری:
تهیه اسناد تصویر از فعالیت سازمان بسیار مهم و ضروری است و داشتن آرشیوی از آن در مدیریت ضروری تر ، سمعی بصری چشم و چراغ سازمان برای مخاطب است زیرا تا مخاطب نتواند بصورت تصاویر فعالیت را ببیند قانع نخواهد شد .
عمده فعالیت :
- داشتن آرشیو فنی از فعالیت های سمعی بصری
- قابل ارائه بودن این فعالیت در کمترین زمان به مدیریت (بصورت الکترونیکی وحجمی)
- نصب و پخش تصاویر برای همکاران به مناسبت های مختلف و بهره برداری آنها )
تصویربرداری از کلیه مراسم ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- عکاسی از مراسم ها , جشن ها , افتتاحیه , نمایشگاه و همایش ها
- تدوین و تهیه کلیپ , تیزر و...
-ارشیو عکس و تصاویر
-تهیه گزارش تصویری
-ارائه گزارشات مصور به مناسبت های مختلف
- ضبط برنامه های خبری و مصاحبه های رادیو و تلویزیونی
تهیه ارشیو فیلم و عکس
پژوهش و افکار سنجی
مناسب است درروابط عمومی هرکاری بر اساس پژوهش انجام شود و داشتن پژوهش، آن هم بصورت افکارسنجی ضروری است، علت این امر هم بدست آوردن اطلاعات فوری از روند فعالیتی است که انجام می شود. ضمناً افکارسنجی باید در زمان کوتاه مطالب مفید را در اختیار مدیریت قرار بدهد و اصطلاحاً تحقیق ساندویچی هم می گویند .
عمده فعالیت :
- داشتن تقویم اجرایی طرح نظرسنجی طی یکسال برای فعالیتهای درون سازمانی یا برون سازمانی
- داشتن فرم های خام نظرسنجی برای موضوعات خاص و یا طراحی فرم جدید با توجه به شرایط و فرهنگ هر منطقه
- انجام حداقل دو پروژه نظرسنجی با هماهنگی مدیریت طی سال
• سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راهکارهای مناسب به مدیریت.
• نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانهها و دستگاهها از یکسو و مدیران و کارکنان از سوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
• تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/فصلی/سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برایارائه به مدیریت.
- گردآوری، جمعبندی و تحلیل نظرها و دیدگاههای مردم، نخبگان و رسانهها در زمینه فعالیتهایسازمان و ارائه آن به مدیریت.
- تهیه گزارشهای تحلیلی ادواری (ماهانه/ فصلی/ سالانه) از افکار عمومی داخل و خارج از سازمان برای ارائه به مدیریت.
- نقد و بررسی بازتاب فعالیتهای سازمان در نظر اقشار مردم بویژه نخبگان، رسانهها و دستگاه ها از یکسو و مدیران و کارکنان ازسوی دیگر و ارائه گزارش آن به مدیریت.
- سنجش افکار عمومی درون سازمانی به منظور بازیابی مسائل و ارائه راه کارهای مناسب به مدیریت.
- طراحی و اجرای نظام گردآوری پیشنهادهای کارکنان به منظور ترغیب کارکنان به مشارکت هرچه مؤثرتر در بهبود جریان امور سازمان.
پژوهش و برنامهریزی
- تهیه گزارشهای عملکرد دورهای از فعالیتهای روابط عمومی.
- نوآوری ، خلاقیت و طراحی فعالیتهای جدید در قلمرو وظایف روابط عمومی.
- نظارت و ارزیابی فعالیتها و اعمال نتایج حاصل در برنامهها و فعالیتهای آتی.
- طراحی و برنامهریزی برای ارتقاء کلیه اموری که به رشد کمی و کیفی ارتباط و همدلی بین سازمان، مردم، دستگاهها، مدیران و کارکنان با یکدیگر بیانجامد.
ارتباطات الکترونیکی
1- ارتباطات الکترونیکی (ICT ):
سرعت انتقال اطلاعات واخبار در عرصه کنونی جهان باعث تحولات بزرگی در شکل گیری هر جامعه شده است .روابط عمومی بعنوان محل و مأمن ایجاد ارتباطات برون سازمانی هر نهاد یا مؤسسه باید با استفاده از این شیوه های جدید اطلاع رسانی، ضمن سرعت دادن به فرآیند ارسال اخبار و گزارش، باعث رشد و ثبات فعالیت های فرهنگ سازمانی که پایه و اساس رشد سازمانی است را فراهم می نماید .
عمده فعالیت :
- داشتن اطلاعات کافی و بهره گیری از فن آوریهای IT
- ایجاد ارتباط الکترونیکی بصورت مداوم با سازمان
- ایجاد صندوق پستی الکترونیکی فعال اختصاصی روابط عمومی در هربخش
- به روزکردن اخبار بخش در سایت سازمان
2-پیام کوتاه
ارسال پیام کوتاه از طریق تلفن همراه یکی از پرجاذبه ترین وسیله ارتباطی بصورت فردی وگروهی است . روابط عمومی ها با استفاده از این ابزار ضمن ارسال پیام های کوتاه فرهنگی ترویجی می توانند سؤالات مخاطبان خود را احصاء نمایند.
عمده فعالیت :
- داشتن لیست تلفن همراه مخاطبان بصورت گروه بندی شده
- تهیه متون پیام کوتاه برای مناسبت ها و برنامه های هر بخش بر اساس فرهنگ و شرایط اقلیمی هر بخش به تفکیک پیام هر بخش